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 点晴OA单位会议管理的使用简介


    本会议管理模块可以实现对会议的全生命周期管理,从会议的通知-》会议的跟进-》会议纪要录入-》会议重要事项的工作计划录入和跟踪-》绩效评定 的全生命周期管理,确保会议所有重要事项得到清晰的跟进,达成会议预定的目标。
    有相关权限的用户可以对指定人员发送会议通知,并可以随时查阅会议通知。可以在发送会议通知时设置该会议的参加人员和发放范围,同时以邮件和短信形式发送给指定人员,有效结合当前各种通讯资源,使信息的传递更为及时。建立现代化的会议制度,确保会议的必要性和功效性。

在使用会议管理之前,先用管理账号给“行政文员”的岗位设置“会议管理”的相关的权限,设置方法如下:权限开启简介

一、首先在会议前由行政文员发一份会议通知(录入员工:行政文员;操作查看:与会员工)
操作步骤如下:
行政文员登陆系统—》单位会议管理—》发布会议通知,如下图所示:

点击进入发布会议通知页面,如下图填写:


在此页面行政文员需填写会议的相关信息如:会议名称、会议主题、会议地点、开会时间、参会人员(是否需签收)、发放范围、附件文档说明(特别说明),填写完,点击“发布会议”通知即可。
发布会议通知后,需参与会议人员就能收到Email提醒(设置手机邮箱的可以收到手机短信提醒),在系统页面可看到页面的更新,如下图所示:

点击进入,进行签收操作:
注:
该页面的附件可下载打开进行查看。
对于员工是否签收确认,行政文员也是可以在会议管理页面进行查看到的,对于未及时签收,行政文员可通过电话沟通来进行签收提醒。
另:行政人员可以对于会议通知未签收的现象推行相关的处罚方案。
发布会议通知作用:
1:信息传递迅速完整;
2:减少行政人员对个别人员的漏掉的现象;
3:避免缺席会议人员以“未接到通知”理由搪塞的现象。

二:会议纪要的编写(录入员工:行政文员;操作查看:与会员工):
说明:会议纪要需在会议结束后由行政文员根据会议内容录入,并对其进行任务分配。
具体操作如下:
行政文员登陆系统—》单位会议管理—》发布会议通知,如下图所示:
点击对应的明细进入会议录入页面,如下图所示:



主要记录:
1.当次会议的出勤情况;
2.当次会议的主要内容;
3.对会议的重要相关事宜计划转到工作计划进行跟进。
 
会议纪要上传的作用:
1.实时记录会议的出勤情况;
2.实时记录会议主要内容以及各部门的主要工作项目,为新员工的工作内容提供参考;
3.将会议中的重要事项及时的转到工作计划当中,避免“会中计划会后无人跟进”的现象。
会议纪要添加完后,最终其余人员查看即可,最终效果如下图所示:

注:“行政文员”岗位只是作为一个参考,不同公司对于会议管理的岗位可以一样的,但权限是跟“行政文员”需一致。

该文章在 2018-1-10 17:19:50 编辑过

  离 线  2015-3-26 17:25:19 
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